COMPETENCIAS GERENCIALES EN UNA AGENCIA DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS.

COMPETENCIAS GERENCIALES EN UNA AGENCIA  DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS.

Hoy en día nuestra sociedad depende de empresas y organizaciones especializadas para proveernos los bienes y servicios que deseamos, estas organizaciones son guiadas y dirigidas por las decisiones de una o más personas de acuerdo a las metas de cada compañía.

Estamos en un mundo de constante cambio y globalización del mercado, ahora más que nunca es cuando las organizaciones requieren que sus líderes tengan  destrezas y habilidades que permitan a su equipo de trabajo crecer y trabajar en sinergia para que todos cumplan la visión de la compañía.

En una agencia de producción de eventos el principal objetivo es llevar a cabo los requerimientos del cliente y lograr que su evento  sea un éxito, prestando un servicio de calidad, profesional e impecable.

En el desarollo de un evento el proceso comienza con la planificación. Un gerente de eventos o quien esté liderando el proyecto debe ser eficaz, controlar todas las actividades de producción y servicios sin descuidar ningún detalle, para esto es necesario que se realice un documento llamado brief  que permite distribuir las tareas con una serie de datos que se transforman en ideas que orientarán  al líder hacia la implementación de acciones  que contribuyan a generar  eficiencia en el desarrollo del evento.

Si se quieren cumplir los objetivos en la producción de un evento no se deben descuidar ninguno de los detalles,  es necesario que la persona designada para liderar posea toda las aptitudes y las habilidades necesarias para una buena planificación, dirección, ejecución y control.

También es de vital importancia que esta cabeza líder tenga la mejor actitud, una actitud positiva, que ayude al desempeño óptimo de sus labores en la producción del evento,  siendo esta determinante para marcar la diferencia  del saber ser con el saber conocer y el saber hacer.

Conviene señalar que la recursividad es también un elemento clave en la producción de eventos, usar los recursos que se tienen a la mano al momento de la ejecución  es casi que una obligación que le ayuda al productor para: bajar costos, manejar los tiempos y saber con qué herramientas cuenta.

Otro aspecto relevante que tiene que desarrollar el productor o gerente de un evento es forjar su persistencia, hacer las cosas una y otra vez hasta lograr los objetivos, esto servirá de ejemplo al equipo de trabajo  quien también está en la necesidad del desarrollo máximo de sus competencias.

En la producción de eventos no todo siempre sale como se planifica, por eso  hay que tener distintos caminos o diferentes alternativas para lograr el objetivo, la tenacidad se convierte en un requisito casi imprescindible al momento de tener éxito en el desarollo de las tareas que se están dirigiendo.

Parte fundamental de toda empresa de eventos no es sólo fijar unos objetivos sino también el desarollo de estrategias que permitan cumplirlos; generar acciones estratégicas nos ayudará a entender la misión y los valores generales de la organización, que serán transmitidos a todo el equipo de trabajo para que lleven la camiseta puesta y se trabaje bajo la misma sintonía.

El trabajo en equipo es esencial para el desarollo de cualquier proyecto de una agencia de producción de eventos y más aún cuando tiene ciertas condiciones que el cliente impone y  deben cumplirse. Asignar objetivos SMART ayuda al productor de cada evento a medir y calcular el rendimiento de su grupo de trabajo para detectar donde están las deficiencias.

Para que un grupo de trabajo esté acoplado y sincronizado en la producción técnica o ejecutiva de un evento es necesario identificar un líder que direccione los lineamientos  y que mueva a el equipo hacia el camino indicado para cumplir los objetivos y así cumplirle al cliente.

Pero debido a  la inmediatez que se maneja en la producción de eventos es también la responsabilidad  del líder darle poder o autoridad a su equipo de trabajo y que estos tengan la capacidad para la resolución de inconvenientes que se presenten antes o durante alguna  producción.

El tiempo es un factor determinante para cualquier eventualidad que se maneje con un cronograma y esté sujeta a horarios, en los eventos se puede decir que el tiempo es el principal enemigo, por consiguiente es necesario que se le de una buena administración a este recurso priorizando las cosas importantes. Las cosas urgentes no son importantes, pero se vuelven prioritarias si no se resuelven cuando toca.

En la agencia de productora de eventos se ejerce es un liderazgo transaccional, el cumplimiento de las tareas y lo objetivos se centran en un intercambio de dádivas en cumplimiento de la función del rol que desarrolla cada quien en la organización y el grupo de trabajo.

Tener claro y definido en la agencia quien es el líder ayuda a que se actue rapido, a priorizar las tareas,  a informarse muy bien en todo lo referente al evento a desarrollar y también ayuda a comprometerse con la organización, con el cliente y con el grupo de trabajo.

La comunicación es otro de los aspectos importante en una agencia realizadora de eventos, comunicarse es una habilidad para  transferir e intercambiar información de manera eficiente para llegar a un entendimiento entre unos y otros, un buena comunicacion asertiva y positiva es necesaria desde el comienzo para el desarollo de un evento, ya sea cliente – agencia, produccion – agencia, productor – staff logístico.

En conclusión todas las competencias gerenciales son determinantes e importantes para el éxito de  una agencia de producción de eventos, el uso adecuado de cada una de ella llevará a la organización a otros niveles, dándole dinamismo a la empresa en camino a cumplir sus objetivos y su misión.  

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Escrito por Julian Salas Lopez para el modulo de competencias gerenciales en la especialización de Gerencia de Mercadeo.